Wigilia firmowa bez stresu: 7 kroków, zanim zrobi się za późnoWigilia firmowa bezstresu: 7 kroków,zanim zrobi się zapóźno

„Zorganizujemy kolację, zamówimy jedzenie i będzie miło”. Tak może zacząć się planowanie wigilii firmowej. Potem okazuje się, że restauracja nie ma już wolnego piątku, część zespołu pracuje do wieczora, a w cenie menu nie ma napojów ani obsługi po godzinie 22.

Jeśli organizujesz spotkanie obok swojej codziennej pracy, potrzebujesz kilku decyzji podjętych z wyprzedzeniem. Inaczej w grudniu będziesz jednocześnie zbierać potwierdzenia, poprawiać zamówienie i szukać transportu dla gości.

Przy organizacji wydarzeń zaczynam od terminu, skali i budżetu. Dopiero później dobieram miejsce oraz program. Poniżej znajdziesz siedem kroków, które pomogą Ci przygotować wigilię firmową w podobnej kolejności.

1. Ustal termin i przygotuj alternatywę

Grudniowe czwartki i piątki należą do najbardziej obleganych terminów na spotkania firmowe. Jeśli zależy Ci na konkretnej restauracji lub sali, zapytaj o dostępność, gdy tylko firma podejmie decyzję o wydarzeniu. Czekanie na ostateczne menu nie pomoże w rezerwacji miejsca.

Przed wysłaniem zapytań sprawdź kalendarz firmy. Zamknięcie ważnego projektu, inwentaryzacja czy praca zmianowa mogą utrudnić udział części zespołu. Ustal też, czy spotkanie odbędzie się w godzinach pracy, czy po ich zakończeniu.

Przygotuj dwa lub trzy terminy. Rozważ poniedziałek, wtorek albo środę, jeśli zespół może wtedy uczestniczyć. Zapytaj o warunki cenowe zamiast zakładać, że początek tygodnia musi oznaczać niższą cenę.

Alternatywą jest spotkanie noworoczne na początku stycznia. Daje więcej czasu na przygotowania, ale wymaga sprawdzenia urlopów i dostępności po przerwie świątecznej. Jeśli wybierzesz ten wariant, zapowiedz go jako spotkanie noworoczne.

Przy wstępnej rezerwacji ustal, do kiedy obiekt trzyma termin i co musisz zrobić, żeby go potwierdzić. Samo zapytanie o dostępność nie oznacza rezerwacji.

2. Policz budżet na osobę i koszty całego wydarzenia

Cena menu na gościa to tylko część wydatków. Do kosztorysu mogą dojść wynajem sali, obsługa, napoje, transport, technika, dekoracje i atrakcje. Część tych usług kosztuje tyle samo niezależnie od tego, czy przyjdzie 60, czy 70 osób.

Dlatego przygotuj budżet w dwóch częściach: koszty zależne od liczby uczestników oraz koszty wspólne. Dopiero ich sumę podziel przez planowaną liczbę gości.

Przykład z umownymi kwotami: menu po 200 zł dla 80 osób kosztuje 16 000 zł. Jeśli pozostałe usługi wyniosą 8000 zł, całe wydarzenie będzie kosztować 24 000 zł, czyli 300 zł na osobę. To przykład sposobu liczenia, nie wycena rynkowa. Porównuj kwoty na tej samej podstawie: netto albo brutto.

W ofertach sprawdź przede wszystkim:

• Napoje i alkohol: co obejmuje pakiet, jak długo obowiązuje i jak lokal rozlicza dodatkowe zamówienia.
• Obsługę: ilu pracowników zapewnia wykonawca, w jakich godzinach i za jaką dopłatą może zostać dłużej.
• Wyposażenie: czy cena obejmuje stoły, tekstylia, zastawę, mikrofon i przygotowanie sali.
• Pozostałe wydatki: transport, upominki, prowadzącego, atrakcje, sprzątanie oraz ewentualne noclegi.

Ustal, kto zatwierdza dodatkowe koszty. Zapytaj też, do kiedy możesz zmienić liczbę uczestników i za ilu gości ostatecznie zapłacisz. Kilkanaście niepotwierdzonych miejsc może mieć znaczenie dla budżetu.

3. Wybierz format pasujący do zespołu

Kolacja w restauracji sprawdzi się, jeśli chcesz zebrać ludzi przy wspólnym stole i zapewnić im czas na rozmowę. Zanim wybierzesz lokal, ustal, czy potrzebujesz sali na wyłączność i czy planujesz muzykę lub wystąpienia.

Wigilia w biurze ogranicza dojazdy, ale wymaga przygotowania przestrzeni. Kto przestawi meble? Gdzie catering rozłoży bufet? Czy w budynku można organizować wydarzenie po godzinach? Do zamówienia jedzenia dopisz obsługę, wyposażenie i sprzątanie.

Wyjazd z noclegiem daje więcej czasu na spotkanie. Wymaga jednak większego budżetu i wcześniejszego potwierdzenia udziału. Część pracowników może nie mieć możliwości zostania na noc, więc zaplanuj również ich powrót.

Warsztaty dekorowania pierników lub tworzenia wieńców pomogą rozpocząć rozmowy w mniejszej grupie. Sprawdź czas trwania, liczbę stanowisk i sposób prowadzenia zajęć. Przy dużym zespole może być potrzebny podział na tury.

Możesz też połączyć spotkanie z działaniem charytatywnym. Najpierw uzgodnij z wybraną organizacją, jakiego wsparcia potrzebuje i jak je przyjmie. Dopiero potem zaproś pracowników do udziału. Zbiórka czy przygotowanie paczek powinny być dobrowolne.

Jeśli planujesz połączyć kolację ze wspólnymi aktywnościami, zobacz również naszą ofertę wydarzeń integracyjnych dla firm.

4. Obejrzyj miejsce pod kątem swojego wydarzenia

Zdjęcia sali pomagają wybrać kilka obiektów do sprawdzenia. Nie pokazują jednak, jak goście przejdą między stołami, gdzie ustawi się kolejka do bufetu ani czy rozmowa będzie możliwa przy włączonej muzyce.

Poproś o układ sali dla Twojej liczby uczestników, z uwzględnieniem atrakcji i techniki. Deklarowana pojemność obiektu może dotyczyć innego ustawienia niż planowana przez Ciebie kolacja.

• Sprawdź dojazd, parking i dostęp do komunikacji publicznej.
• Zapytaj o dostępność wejścia, sali i toalety dla osób z ograniczoną mobilnością.
• Ustal miejsce na szatnię, bufet, wystąpienia i ewentualny parkiet.
• Sprawdź, czy obok odbędzie się inne wydarzenie i czy będzie je słychać.
• Potwierdź godziny dostępu dla organizatorów i dostawców oraz godzinę zakończenia spotkania.

Jeśli planujesz przemowę zarządu, przetestuj możliwość nagłośnienia. Przy prezentacji sprawdź widoczność ekranu z miejsc gości. Rozwiązanie tych spraw podczas wizyty jest prostsze niż przemeblowanie sali tuż przed kolacją.

5. Zaplanuj program, który zostawi czas na rozmowę

Wigilia firmowa nie musi mieć atrakcji zaplanowanej na każdą minutę. Potrzebuje jednak osoby, która wie, kiedy powitać gości, rozpocząć wystąpienia i zaprosić do jedzenia.

Ustal z zarządem długość przemowy i jej miejsce w programie. Jeśli kilka osób chce zabrać głos, uzgodnij kolejność. Obsługa powinna wiedzieć, kiedy wstrzymać serwis, żeby nie wnosić gorących dań w trakcie podziękowań.

Przy większym spotkaniu prowadzący pomoże przekazać informacje i połączyć kolejne części wieczoru. Muzykę dobierz do etapu wydarzenia: podczas kolacji goście powinni móc rozmawiać bez przekrzykiwania głośników.

Jeśli chcesz dodać atrakcję, możesz rozważyć fotobudkę AI na wydarzenie firmowe. Ustal miejsce stanowiska, dostęp do zasilania, godziny działania i możliwości obsługi planowanej liczby gości. Postaw ją tam, gdzie uczestnicy ją zauważą, ale nie zablokują przejścia.

Przy upominkach zaplanuj sposób rozdania. Wręczanie paczek przy wejściu oznacza, że goście będą musieli znaleźć dla nich miejsce przez cały wieczór. Odbiór przy wyjściu wymaga z kolei przygotowania stanowiska i osoby do obsługi.

6. Zbierz diety i alergie przed zamówieniem cateringu

W formularzu potwierdzenia obecności zapytaj o potrzeby żywieniowe. Wyznacz termin odpowiedzi wcześniejszy niż termin ostatecznego zamówienia w cateringu. Zostaw sobie czas na doprecyzowanie wymagań.

Nie zakładaj, że tradycyjne menu wigilijne odpowiada wszystkim. Ryby, nabiał, jaja czy gluten mogą wykluczać część potraw z diety uczestnika. Przekaż wykonawcy konkretne potrzeby i poproś o potwierdzenie, które dania może przygotować.

Przy alergiach ustal także sposób przygotowania i podania posiłków oraz ryzyko kontaktu z alergenami. Nie obiecuj uczestnikowi bezpiecznego dania, dopóki nie potwierdzisz tego z cateringiem. Informacje o indywidualnych potrzebach przekazuj osobom, które odpowiadają za posiłki.

Kolacja serwowana ułatwia wspólne rozpoczęcie posiłku, ale wymaga uzgodnienia tempa serwisu. Bufet daje gościom wybór i swobodę, za to potrzebuje miejsca oraz czytelnych opisów dań. Przy większej grupie zapytaj o kilka punktów wydawania, żeby ograniczyć kolejki.

Sprawdź również dostępność napojów bezalkoholowych, kawy i herbaty. Potwierdź, jak długo obsługa będzie uzupełniać bufet i co obejmuje zamówiona liczba porcji.

7. Dopnij komunikację, dojazd i powrót

Wyślij informację o terminie, zanim dopracujesz wszystkie elementy programu. Pełne zaproszenie powinno podawać miejsce, godzinę rozpoczęcia i zakończenia, sposób potwierdzenia udziału oraz kontakt do organizatora.

Napisz też, czy firma zaprasza osoby towarzyszące, jaki strój będzie odpowiedni i czy uczestnicy mają coś przygotować. Przy warsztatach lub wyjeździe takie informacje pomagają uniknąć nieporozumień.

Jeśli zapewniasz transport, podaj miejsca zbiórki i godziny odjazdów. Zaplanuj powrót po wydarzeniu, szczególnie gdy obiekt znajduje się poza miastem lub goście będą korzystać z alkoholu. Ustal, kto zbiera zapisy na przejazd i do kiedy można je zmienić.

Przy noclegach potwierdź listę osób, zasady zakwaterowania i godziny wymeldowania. Przed wydarzeniem wyślij uczestnikom krótkie przypomnienie z najważniejszymi informacjami. Dostawcom przekaż osobny harmonogram oraz numer do osoby decyzyjnej na miejscu.

Wyznacz jedną osobę do koordynacji wieczoru. Powinna znać ustalenia z lokalem, cateringiem i wykonawcami oraz wiedzieć, kto może zaakceptować zmiany. Dzięki temu pracownicy nie będą szukać organizatora przy każdym pytaniu.

Planujesz wigilię firmową w Szczecinie lub okolicy?

Możesz powierzyć NERA WORK organizację spotkania albo wybrane zadania, do których potrzebujesz wsparcia. Zaczniemy od terminu, liczby gości, budżetu i tego, jak chcesz spędzić ten wieczór z zespołem.

Napisz do nas o wigilii firmowej. Podaj preferowaną datę, orientacyjną liczbę uczestników i format, który bierzesz pod uwagę. Jeśli jeszcze go nie wybraliście, omówimy możliwości podczas rozmowy.