Koszt eventu firmowego: policz też pracę zespołu
Organizacja eventu we własnym zakresie może kosztować więcej, niż pokazują faktury. Sprawdź, jak liczyć pracę zespołu, porównywać oferty i wybierać zadania do zlecenia.
Monika Matusiewicz-Kędziorek, , 6 min czytania
„Zróbmy ten event sami. Będzie taniej”.
Brzmi znajomo? Na początku lista zadań może wyglądać niewinnie: znaleźć miejsce, zamówić catering, wynająć sprzęt, ustalić atrakcje i zaprosić ludzi.
Potem trzeba jeszcze odpowiedzieć dostawcom, poprawić harmonogram, zebrać decyzje wewnątrz firmy i sprawdzić, kto przygotuje salę. Jeśli podwykonawca nie może przyjechać, ktoś szuka zastępstwa. Jeśli zakres zamówienia się zmienia, ktoś musi wyjaśnić, dlaczego końcowa kwota jest wyższa niż pierwsza wycena.
Tą osobą często jest pracownik HR, marketingu albo office manager, który oprócz eventu ma swoje codzienne obowiązki. Jego czas zwykle nie pojawia się jako osobna pozycja w kosztorysie.
Jestem za tym, żeby firma robiła wewnętrznie to, do czego ma ludzi i przygotowanie. Przy większym wydarzeniu warto jednak policzyć cały zakres pracy, zanim uznamy samodzielną organizację za oszczędność.
Koszt eventu firmowego to także praca zespołu
Faktury za salę, jedzenie i technikę pokazują wydatki na zewnętrzne usługi. Organizacja zajmuje również czas pracowników: na przygotowanie zapytań, porównanie ofert, uzgodnienia, nadzór na miejscu i rozliczenie wydarzenia.
W firmie ze stałymi pensjami część tego kosztu ponosisz niezależnie od eventu. Pracownik przeznacza jednak na organizację godziny, które mógłby wykorzystać na inne zadania. Nadgodziny, dodatkowa obsada czy zastępstwo mogą oznaczać także nowe wydatki.
Oddziel budżet płatności od kosztu wewnętrznej pracy. Dzięki temu zobaczysz, ile pieniędzy firma ma wydać i ile swoich zasobów musi zaangażować. Nie dodawaj automatycznie całej pensji organizatora do budżetu pojedynczego spotkania.
Przykład z umownymi danymi: 30 godzin pracy zespołu przy stawce kalkulacyjnej 120 zł za godzinę daje 3600 zł kosztu pracy. To przykład sposobu liczenia, nie stawka rynkowa ani wycena wydarzenia. Do własnej kalkulacji przyjmij zasady stosowane w Twojej firmie.
Najpierw sprawdź, co obejmuje wycena
Dwie oferty z podobnym nagłówkiem mogą obejmować różny zakres. Jedna uwzględnia dostawę i obsługę, druga samo wypożyczenie sprzętu. W cenie sali może być część wyposażenia, ale przygotowanie dodatkowego ustawienia wymagać osobnej opłaty.
Przed porównaniem kwot zbierz informacje, które pozwolą zestawić te same usługi. Sprawdź liczbę uczestników, czas pracy, wyposażenie, transport oraz montaż i demontaż. Ustal, czy podwykonawca zapewnia osobę do obsługi i co dzieje się po przekroczeniu zamówionego czasu.
Przykładowe pytania do dostawców:
| Pozycja w kosztorysie | Co warto doprecyzować |
|---|---|
| Catering | Liczbę porcji, napoje, obsługę, zastawę i czas dostępności. Sprawdź też warunki zmiany liczby gości. |
| Technika | Zakres sprzętu, transport, montaż, demontaż, obsługę podczas wydarzenia oraz wymagania miejsca. |
| Wynajem przestrzeni | Godziny dostępu, wyposażenie, przygotowanie sali, sprzątanie i opłaty za dodatkowy czas. |
Rozróżniaj kwoty netto, VAT i brutto. Sposób ujęcia podatku w budżecie potwierdź zgodnie z zasadami rozliczeń firmy. Dopiero przy porównywalnym zakresie możesz ocenić, która oferta rzeczywiście odpowiada Twoim potrzebom.
Przy porównywaniu ofert sprawdź też warunki płatności i rezygnacji. Tańsza propozycja może wymagać wcześniejszej wpłaty albo ograniczać możliwość zmiany liczby gości. Uzgodnij te warunki z osobą zatwierdzającą wydatki. Jeśli firma nie potwierdziła jeszcze terminu lub skali wydarzenia, elastyczność zamówienia może mieć dla niej znaczenie.
W firmie zostaw zadania, do których masz przygotowanie
Twój zespół zna organizację, jej ludzi i sposób komunikacji. Może przygotować listę zaproszonych osób, zebrać informacje o potrzebach uczestników i uzgodnić cel spotkania z zarządem. To wiedza, którą i tak trzeba przekazać zewnętrznemu organizatorowi.
Wewnętrznie możesz też opracować treść zaproszeń, przygotować firmowe materiały czy zebrać zgłoszenia. Przy prostym spotkaniu w znanym miejscu osoba z doświadczeniem organizacyjnym może poradzić sobie z zamówieniami i koordynacją.
Sprawdź jednak dostępność tej osoby. Czy ma czas na przygotowania? Kto przejmie jej pozostałe zadania w dniu eventu? Czy ktoś będzie mógł ją zastąpić? Dopisanie wydarzenia do istniejącej listy obowiązków nie tworzy dodatkowych godzin pracy.
Samodzielną organizację oprzyj na kompetencjach i dostępnym czasie. Jeśli pracownik pierwszy raz ma nadzorować kilka ekip jednocześnie, uwzględnij potrzebne wsparcie oraz czas na przygotowanie.
Zlecaj zakres, który wymaga specjalistów lub dodatkowej koordynacji
Przy rozbudowanej technice, wielu dostawcach czy części scenicznej warto sprawdzić, jakiego doświadczenia potrzebuje organizator. Osoba odpowiedzialna za komunikację do pracowników nie musi umieć ocenić wymagań technicznych sali albo poprowadzić zmian na scenie.
Zewnętrzne wsparcie może obejmować określony fragment: przygotowanie scenariusza, produkcję techniczną, koordynację dostawców lub prowadzenie realizacji. Możesz również powierzyć organizatorowi szerszy zakres, jeśli po stronie firmy brakuje zasobów.
W NERA WORK można zlecić wybrane obszary produkcji wydarzenia. Podział zadań ustalamy przed rozpoczęciem pracy. Firma powinna wiedzieć, co pozostaje po jej stronie i czego może oczekiwać od osób zewnętrznych.
Zapisz odpowiedzialność za zamówienia, zatwierdzanie kosztów i kontakt z wykonawcami. Ustal także, kto podejmuje decyzje podczas eventu. Inaczej dwie osoby mogą niezależnie zmienić to samo zamówienie albo każda będzie czekać na działanie drugiej.
Szukaj oszczędności w formacie i logistyce
Przy ograniczonym budżecie zacznij od pytania, co chcesz osiągnąć. Spotkanie zespołu przy kolacji może wymagać innego miejsca i wyposażenia niż gala z rozbudowaną częścią sceniczną. Dobór formatu wpływa na kolejne zamówienia.
Przed obniżaniem zakresu usług sprawdź kilka możliwości:
- Wykorzystaj wyposażenie miejsca. Zweryfikuj, czy dostępne meble i sprzęt odpowiadają potrzebom wydarzenia oraz czy oferta obejmuje ich użycie.
- Uprość logistykę. Porównaj koszty dojazdu, przewozu wyposażenia i przechodzenia między lokalizacjami.
- Ogranicz liczbę elementów programu. Wybierz aktywności, na które uczestnicy będą mieli czas, zamiast zamawiać kolejne stanowiska.
- Dopasuj scenografię do miejsca. Sprawdź, czy mniejszy zakres zabudowy i dekoracji wystarczy do przygotowania przestrzeni.
Tańsza sala poza miastem może wymagać dodatkowego transportu. Rezygnacja z obsługi technicznej może oznaczać, że ktoś z firmy musi przejąć zadania, do których nie ma przygotowania. Oceń skutki zmiany, zanim zapiszesz oszczędność w kosztorysie.
Przy bezpieczeństwie, wymaganych zabezpieczeniach i dostępności dla uczestników uwzględnij obowiązujące wymagania oraz potrzeby konkretnego wydarzenia. Jeśli budżet jest za mały na planowany zakres, zmień format lub skalę i ponownie sprawdź koszty.
Kontroluj zmiany, zanim pojawi się końcowa faktura
Pierwszy kosztorys opiera się na określonych założeniach. Większa liczba gości, dodatkowe wejście artysty, dłuższa obsługa czy zmiana ustawienia sali mogą wpłynąć na zamówienia. Przy każdej takiej decyzji sprawdź jej koszt.
Prowadź aktualny kosztorys, w którym odróżnisz szacunki od potwierdzonych zamówień. Zapisuj zakres, ilość, cenę i osobę odpowiedzialną za akceptację. Wydatki już zatwierdzone powinny być widoczne obok tych, które nadal wymagają decyzji.
Ustal z zespołem, kto może zamawiać dodatkowe usługi. Poproś wykonawców o potwierdzenie zmiany zakresu i ceny przed jej realizacją. Dzięki temu osoba zatwierdzająca budżet dostanie możliwość podjęcia decyzji, zanim firma poniesie kolejny koszt.
Rezerwę dopasuj do ryzyk danego projektu. Sprawdź, które wydatki można ograniczyć wcześniejszymi ustaleniami, a które zależą od warunków realizacji. Nie traktuj rezerwy jako pieniędzy na dowolne dodatki do programu.
Szkolenie „EVENT? Dlaczego tak drogo?”
Przygotowałam to szkolenie dla osób, które organizują wydarzenia firmowe i chcą rozumieć ich koszty. Może Ci się przydać, jeśli odpowiadasz za budżet, porównujesz oferty albo musisz zdecydować, które zadania przejmie firma.
Na szkoleniu pracujemy z analizą kosztorysów, kontrolą wydatków i podziałem zadań między wewnętrzny zespół a agencję. Rozmawiamy o tym, za co firma płaci i jakie konsekwencje ma zmiana zakresu. Chcę, żeby po takiej pracy łatwiej było Ci zadawać pytania dostawcom i oceniać propozycje.
Nie obiecuję organizacji gali za budżet szkolnej dyskoteki ani jednej recepty na każde wydarzenie. Wycena zależy od potrzeb, miejsca, skali i poziomu produkcji. Na tej podstawie możemy szukać rozsądnych zmian w zamówieniach.
To część mojej oferty szkoleń z organizacji wydarzeń dla osób po stronie firmy. O szczegóły programu, dostępne formaty i terminy możesz zapytać przed zapisem.
Sprawdź, za co zapłacisz przy kolejnym wydarzeniu
Organizujesz eventy firmowe i chcesz lepiej analizować wyceny oraz wybierać zadania do samodzielnej realizacji? Zapytaj o szkolenie „EVENT? Dlaczego tak drogo?”. Napisz, jakie wydarzenia przygotowujesz i co sprawia Ci najwięcej trudności przy planowaniu kosztów. Porozmawiamy o programie i zakresie szkolenia dla Ciebie lub Twojego zespołu.
