Integracja firmowa: zostaw ludziom wybórIntegracja firmowa:zostaw ludziom wybór

Kiedy widzę scenariusz imprezy firmowej rozpisany co do minuty, zaczynam się trochę bać.

Sprawdzam wtedy, ile swobody organizator zostawia uczestnikom. Czy w programie jest czas na rozmowę? Czy można odmówić udziału w grze? Czy ktoś, kto nie chce tańczyć, znajdzie dla siebie miejsce?

Bo czasem za szczegółowym planem kryją się komunikaty:

„Teraz wszyscy tutaj”, „teraz wszyscy robimy to”, „a teraz obowiązkowo świetnie się bawimy”.

Tylko że ludzie przychodzą na wydarzenie z różnymi potrzebami. Jedni chcą tańczyć, inni rozmawiać przy kawie, a ktoś potrzebuje na chwilę świętego spokoju. Wolę tworzyć im możliwości niż zarządzać ich zabawą jak na szkolnej wycieczce.

Harmonogram dla ekipy, swoboda dla gości

Dokładnego scenariusza potrzebują prowadzący, technicy, catering i osoby koordynujące wydarzenie. Ekipa musi wiedzieć, kiedy przygotować mikrofony, podać posiłek czy otworzyć kolejną część przestrzeni. Przy większej produkcji rozpisanie tych zadań co do minuty pomaga ludziom wykonać swoją pracę.

Uczestnik potrzebuje innych informacji: o której zaczynamy, kiedy jemy, co możemy robić i jak wracamy do domu. Organizator może zapewnić tę przewidywalność, zostawiając gościom swobodę między wspólnymi punktami programu.

Przed zatwierdzeniem scenariusza sprawdź, czy każda pozycja dotyczy pracy ekipy, czy także obowiązkowego udziału gości. Wspólna kolacja ma swoje uzasadnienie. Przechodzenie całego zespołu od stanowiska do stanowiska wymaga odpowiedzi na pytanie: po co właściwie to robimy?

Dokładność organizacji i dobrowolność udziału w atrakcjach mogą iść w parze. Właśnie taki program chcę przygotowywać.

Integracja firmowa zaczyna się od poznania zespołu

Przy planowaniu wydarzeń integracyjnych dla firm warto zacząć od ludzi, których zapraszasz. Oferta atrakcji może poczekać. Najpierw ustal, kto ma się spotkać i czego potrzebuje od tego spotkania.

Nowi pracownicy mogą szukać okazji do poznania kolegów. Osoby pracujące w różnych lokalizacjach chcą spędzić trochę czasu poza ekranem. Zespół po intensywnym projekcie może potrzebować odpoczynku. To różne powody do zorganizowania wydarzenia, więc trudno obsłużyć je jednym gotowym scenariuszem.

Porozmawiaj z kilkoma osobami z różnych działów. Zapytaj, na co mają ochotę i co utrudniłoby im udział. Możesz dowiedzieć się o ograniczeniach ruchowych, kłopotach z dojazdem albo potrzebie wcześniejszego powrotu. Uwzględnij również tych, którzy zwykle nie zgłaszają swoich oczekiwań na forum.

Krótka ankieta przed wydarzeniem może pomóc zebrać potrzeby osób, które nie odezwą się na wspólnym spotkaniu. Pytaj o warunki udziału, preferowane aktywności i przeszkody organizacyjne. Nie wymagaj opisywania prywatnych powodów ani diagnoz. Informacja o potrzebnym udogodnieniu pomoże Ci zaplanować dostępne miejsca i aktywności.

Przy takich ustaleniach nie chodzi o zaspokojenie wszystkich życzeń. Potrzebujesz informacji, które pomogą Ci wybrać format i uniknąć sytuacji, w której część zaproszonych osób od początku nie ma jak uczestniczyć.

Przy kawie też można się integrować

Dwie osoby siedzą przy stoliku, kiedy reszta zespołu bierze udział w grze. Z punktu widzenia prowadzącego mogą wyglądać na mało zaangażowane. Tymczasem być może pierwszy raz mają okazję porozmawiać poza spotkaniem projektowym.

Pracownik może chcieć poznać koleżankę z innego działu, z którą dotąd wymieniał tylko wiadomości. Ktoś inny woli dołączyć do rozmowy w małej grupie, zamiast prezentować się przed całą firmą. Organizator powinien uwzględnić również takie sposoby udziału.

Rozmowa przy kawie też jest częścią integracji. Dlatego w programie zostawiam miejsce na swobodne spotkania. Czasem uczestnikom wystarczą wygodne siedzenia i możliwość usłyszenia osoby naprzeciwko.

Sprawdź to podczas wyboru miejsca. Stoliki obok głośnika nie zapewnią warunków do rozmowy, nawet jeśli na planie nazwiesz je strefą odpoczynku. Ustal z obsługą, gdzie goście będą mogli usiąść dalej od muzyki i czy ta przestrzeń pozostanie dostępna przez cały wieczór.

Zaproś do zabawy. Zostaw możliwość odmowy.

Dobry prowadzący potrafi zachęcić do udziału. Powinien też uszanować odpowiedź „nie, dziękuję”. Publiczne wywoływanie konkretnej osoby i namawianie jej przy aplauzie kolegów może postawić ją w sytuacji, z której trudno wyjść bez tłumaczenia się.

Ustal tę zasadę przed wydarzeniem. Prowadzący, animatorzy i managerowie powinni wiedzieć, które aktywności są dobrowolne. Jeśli w zaproszeniu obiecujesz swobodę, a na miejscu przełożony zbiera podwładnych do obowiązkowego konkursu, uczestnik dostaje sprzeczne komunikaty.

Możesz powiedzieć: „Za chwilę zaczynamy grę. Zapraszamy chętnych, a stoliki i pozostałe atrakcje nadal są dostępne”. Gość rozumie wtedy, jakie ma opcje. Nie musi podawać powodu odmowy ani udowadniać, że wystarczająco lubi swój zespół.

Obserwowanie zabawy też może być przyjemne. Ktoś dołączy przy kolejnej rundzie, a ktoś zostanie widzem. Unikałabym komentarzy o „maruderach” czy „tych, których trzeba rozruszać”. Nie wiemy, dlaczego dana osoba wybiera spokojniejszy udział.

Kilka opcji, które uczestnik potrafi znaleźć

Zapewnienie wyboru nie wymaga zamawiania kilkunastu atrakcji. Przy ograniczonym budżecie lepiej przygotować kilka dostępnych możliwości niż wiele stanowisk, z których trudno skorzystać. Zacznij od rozróżnienia sposobów spędzania czasu:

• Aktywny udział: taniec, gra lub warsztat dla osób, które mają ochotę coś robić.
• Spotkanie przy stole: miejsce na posiłek i rozmowę, z dala od najgłośniejszej części wydarzenia.
• Chwila odpoczynku: spokojniejsze miejsce, gdzie uczestnik może usiąść bez dołączania do kolejnej aktywności.

Goście muszą wiedzieć, gdzie znajdą te możliwości. Pokaż je w zaproszeniu, oznacz na miejscu i poproś prowadzącego o krótką informację. Samo urządzenie dodatkowej sali niewiele pomoże, jeśli uczestnicy uznają ją za zamkniętą albo przeznaczoną dla obsługi.

Zaplanuj również przechodzenie między opcjami. Gość powinien móc wyjść z gry, dołączyć do rozmowy i wrócić później. Sprawdź dostępność przestrzeni, godziny działania stanowisk oraz limity miejsc. Wyjaśnij zasady zapisów, jeśli konkretna aktywność ich wymaga.

Wspólny początek, potem czas na własny wybór

Wspólne momenty pomagają nadać spotkaniu ramy. Możesz przywitać gości, podziękować zespołowi i zaprosić wszystkich do kolacji. Potem zostaw uczestnikom czas na wybór sposobu spędzenia wieczoru.

W przykładowym programie firmowego spotkania może to wyglądać tak:

1. Przyjazd i powitanie. Goście mają czas odłożyć rzeczy, znaleźć znajomych i dowiedzieć się, co zaplanowano.
2. Krótka część wspólna. Osoba prowadząca przekazuje potrzebne informacje, a firma dziękuje zespołowi lub przedstawia cel spotkania.
3. Posiłek i swobodny program. Uczestnicy wybierają rozmowę, taniec albo proponowane aktywności. Znają godziny ich dostępności.
4. Czytelne zakończenie i powrót. Organizator informuje o transporcie i godzinie zakończenia obsługi, bez poganiania gości między atrakcjami.

Przy konkretnym wydarzeniu dopasujesz te ramy do celu, liczby osób i miejsca. W NERA WORK pracę nad wydarzeniem zaczynamy od rozmowy o celu i uczestnikach. Dopiero na tej podstawie proponujemy program i ustalamy zakres produkcji.

Zostaw w harmonogramie także przerwy. Goście potrzebują czasu na dojście, posiłek czy dokończenie rozmowy. Nie musisz wypełniać każdej wolnej chwili kolejnym ogłoszeniem ze sceny.

Po imprezie zapytaj, z kim udało się porozmawiać

Zdjęcia z parkietu i liczba uczestników gry pokazują fragment wydarzenia. Przy ocenie integracji zapytałabym także o spotkania między ludźmi. Zwłaszcza jeśli właśnie na poznaniu się zespołu zależało Ci podczas planowania.

W krótkiej ankiecie możesz zadać pytania:

• Czy udało Ci się porozmawiać z kimś, z kim na co dzień masz mało kontaktu?
• Czy znalazłeś lub znalazłaś sposób udziału, który Ci odpowiadał?
• Czy coś utrudniało rozmowę lub korzystanie z programu?
• Co zmieniłbyś lub zmieniłabyś przy kolejnym spotkaniu?

Oddziel pytania o warunki organizacyjne od pytań o relacje. Smaczna kolacja i sprawny transport mają znaczenie, ale ocena tych elementów nie odpowie Ci na pytanie, czy pracownicy mieli okazję się poznać.

Nie oczekuj też, że jedno spotkanie rozwiąże napięcia, które narastały w pracy miesiącami. Uczestnicy wracają do codziennych obowiązków i sposobu współpracy w firmie. Ich odpowiedzi potraktuj jako wskazówki do kolejnego wydarzenia i do rozmów wewnątrz zespołu.

Zaplanuj integrację dla swojego zespołu

Wolę, żeby uczestnicy po wydarzeniu byli sobie trochę bliżsi, niż żeby każdy odhaczył wszystkie atrakcje. Dlatego przy planowaniu chcę wiedzieć, jak pracuje Twój zespół, kto się spotka i na czym Ci zależy.

Planujesz integrację i potrzebujesz programu, w którym znajdzie się miejsce na wspólne momenty oraz swobodę gości? Porozmawiajmy o wydarzeniu dla Twojego zespołu. Powiedz, kogo zapraszasz, jaki masz termin i co chcesz osiągnąć. Na tej podstawie ustalimy, jakie możliwości zaproponować uczestnikom.