Słownik eventowy: pojęcia, które usłyszysz od agencjiSłownik eventowy:pojęcia, któreusłyszysz od agencji

Agencja prosi o brief, obiekt proponuje opcję na termin, a technik czeka na rider. Ty chcesz zorganizować wydarzenie i wiedzieć, co właściwie masz teraz przesłać lub zatwierdzić.

W branży eventowej używamy skrótów i angielskich nazw, które ułatwiają rozmowę między wykonawcami. Po stronie klienta potrafią jednak wywołać zamieszanie. Szczególnie gdy jedno słowo opisuje usługę, za którą trzeba zapłacić, albo rezerwację z terminem ważności.

Zebrałam pojęcia, które możesz usłyszeć podczas przygotowania wydarzenia. Przy każdym znajdziesz wyjaśnienie oraz wskazówkę, co doprecyzować w rozmowie. Część nazw firmy stosują różnie, dlatego przy zamówieniu najważniejszy jest zapisany zakres usługi.

Na etapie oferty: od briefu do rezerwacji

Brief

Brief to zestaw informacji potrzebnych do przygotowania propozycji wydarzenia. Opisujesz w nim cel, uczestników, termin, miejsce lub preferowany region, budżet i oczekiwania wobec organizatora.

Nie musisz znać odpowiedzi na wszystkie pytania. Zaznacz, co firma już ustaliła, a przy czym potrzebuje pomocy. Informacja „około 150 osób, integracja po połączeniu dwóch zespołów, budżet do ustalenia” daje inny punkt wyjścia niż samo „proszę o ofertę imprezy”.

Co doprecyzować: kto podejmuje decyzję, do kiedy potrzebuje propozycji i które wymagania są obowiązkowe.

Debrief

Na etapie przygotowania oferty debrief oznacza rozmowę lub zestaw pytań doprecyzowujących brief. Agencja sprawdza, czy dobrze rozumie potrzeby klienta, i uzupełnia brakujące informacje.

Możesz też usłyszeć to słowo po wydarzeniu. Wtedy zwykle chodzi o podsumowanie realizacji: co się udało, jakie trudności wystąpiły i co warto zmienić przy kolejnym projekcie.

Co doprecyzować: jaki jest cel spotkania i jakie informacje masz na nie przygotować.

Kosztorys

Kosztorys to zestawienie planowanych kosztów wydarzenia. Powinien pozwalać sprawdzić, co zamawiasz, w jakiej ilości i za jaką kwotę. Zależnie od etapu projektu może zawierać szacunki albo potwierdzone ceny wykonawców.

Przy porównywaniu ofert sprawdzaj zakres. „Technika” może oznaczać samo nagłośnienie lub obejmować również oświetlenie, ekran, transport i pracę ekipy.

Co doprecyzować: kwoty netto i brutto, pozycje opcjonalne, okres ważności wyceny oraz sposób zatwierdzania dodatkowych wydatków.

Fee agencyjne

Fee agencyjne to wynagrodzenie agencji za uzgodnioną pracę. Może obejmować przygotowanie koncepcji, planowanie, zamówienia, koordynację dostawców i prowadzenie realizacji. Zakres zależy od oferty.

Agencja może określić fee jako stałą kwotę, procent od wskazanych kosztów albo zastosować inny model rozliczenia. Samo słowo „fee” nie mówi jeszcze, jakie zadania obejmuje wynagrodzenie.

Co doprecyzować: zakres pracy, podstawę naliczenia procentu i zasady rozliczenia zmian w projekcie.

Opcja, czyli wstępna rezerwacja

Opcja oznacza czasowe przytrzymanie terminu lub usługi na uzgodnionych warunkach. Może dotyczyć sali, artysty albo sprzętu. Zwykle ma termin ważności i wymaga kolejnego działania, żeby zamienić ją w potwierdzone zamówienie.

Nie traktuj opcji jak gwarantowanej rezerwacji. Niektóre obiekty ustalają kolejność zainteresowanych klientów albo proszą o szybką decyzję, gdy pojawi się kolejne zapytanie.

Co doprecyzować: do kiedy obowiązuje opcja, czy jest płatna i co potwierdza rezerwację: umowa, wpłata czy inna uzgodniona czynność.

Miejsce i technika: co kryje się w zapleczu wydarzenia

Venue

Venue to miejsce wydarzenia: hotel, sala konferencyjna, restauracja, hala lub teren plenerowy. Gdy agencja mówi o wyborze venue, chodzi o znalezienie lokalizacji odpowiadającej założeniom projektu.

Co doprecyzować: jakie przestrzenie obejmuje wynajem, w jakich godzinach masz do nich dostęp i co obiekt zapewnia w cenie.

Rider techniczny

Rider techniczny to dokument z wymaganiami technicznymi artysty lub wykonawcy. Może określać nagłośnienie, mikrofony, oświetlenie, zasilanie, wymiary sceny i ustawienie sprzętu.

Osobno możesz otrzymać rider hospitality, dotyczący zaplecza i obsługi wykonawcy, na przykład garderoby czy posiłków. Wykonawcy czasem łączą te wymagania w jednym dokumencie.

Co doprecyzować: czy masz aktualną wersję dokumentu, kto zapewnia poszczególne elementy i czy wykonawca zaakceptował ewentualne zamienniki. Rider trzeba uwzględnić przed zamknięciem budżetu.

AV

AV to skrót od audio-video, czyli techniki związanej z dźwiękiem i obrazem. W praktyce oferty eventowe mogą pod tą nazwą grupować szerszy pakiet usług, czasem również oświetlenie.

Dlatego pozycja „pakiet AV” wymaga rozwinięcia. Sprawdź liczbę mikrofonów, sposób wyświetlania prezentacji, zakres obsługi i czas pracy techników. Nie zakładaj, że światło sceniczne mieści się w cenie.

Co doprecyzować: listę sprzętu i usług, wymagania miejsca oraz obecność osoby odpowiedzialnej za technikę podczas wydarzenia.

Ekran LED

Ekran LED składa się z modułów wyświetlających obraz. Można na nim pokazywać prezentacje, filmy, identyfikację wydarzenia lub obraz z kamery. W odróżnieniu od ekranu projekcyjnego nie wymaga projektora.

Dobór ekranu zależy między innymi od odległości widzów, warunków oświetlenia i rodzaju materiałów. Sama szerokość ekranu nie wystarczy do oceny, czy drobny tekst prezentacji będzie czytelny.

Co doprecyzować: rozmiar, rozdzielczość, proporcje materiałów oraz termin dostarczenia plików do sprawdzenia.

Backstage

Backstage to zaplecze wydarzenia, zwykle niedostępne dla gości. Korzystają z niego artyści, prowadzący, prelegenci i ekipa. Może obejmować garderoby, miejsce oczekiwania przed wejściem na scenę lub przestrzeń roboczą organizatorów.

Co doprecyzować: kto ma dostęp do zaplecza, jak do niego dojść i czy obiekt zapewnia wymagane pomieszczenia.

Przebieg eventu: kto, co i o której robi

Scenariusz wydarzenia

Scenariusz opisuje przebieg wydarzenia: kolejność części, wystąpienia, działania prowadzącego i najważniejsze momenty. Zależnie od projektu może zawierać teksty zapowiedzi oraz wskazówki dla ekipy.

Program wysłany gościom jest zwykle krótszy. Uczestnik potrzebuje wiedzieć, o której zaczyna się kolacja. Organizator musi dodatkowo wiedzieć, kto ją zapowie, kiedy obsługa otworzy bufet i co w tym czasie zrobi technik.

Co doprecyzować: kto zatwierdza scenariusz i do kiedy można zgłaszać zmiany.

Harmonogram minutowy, czyli run of show

Run of show to szczegółowa rozpiska realizacji. Określa godziny lub czas trwania poszczególnych działań, osoby odpowiedzialne oraz sygnały dla techniki i obsługi.

Może zawierać informację, kiedy prowadzący zaprasza prelegenta, kiedy technik uruchamia film i w którym momencie obsługa podaje mikrofon. Scenariusz i run of show bywają połączone w jeden dokument.

Co doprecyzować: kto aktualizuje rozpiskę i jak ekipa rozpoznaje jej obowiązującą wersję.

Próba techniczna

Podczas próby technicznej ekipa sprawdza sprzęt i ustalone elementy realizacji. Testuje mikrofony, prezentacje, filmy, światło oraz sygnały potrzebne do przejścia między częściami programu.

Próba techniczna nie musi oznaczać pełnego przejścia wydarzenia ze wszystkimi występującymi. Jeśli potrzebujesz przećwiczyć wejścia na scenę i przemowy, zaplanuj to wprost.

Co doprecyzować: obecność prelegentów i prowadzącego, zakres próby oraz termin dostarczenia finalnych materiałów.

Montaż i demontaż

Montaż obejmuje przygotowanie przestrzeni i instalację zamówionych elementów: sceny, techniki, dekoracji czy stanowisk atrakcji. Demontaż to ich rozebranie, spakowanie i wywiezienie po wydarzeniu.

Obie części wymagają czasu, dostępu do obiektu i pracy ekipy. Koniec spotkania o północy nie oznacza, że o północy sala będzie pusta.

Co doprecyzować: godziny dostaw, dostęp do wind i podjazdów, zasady pracy nocnej oraz ewentualne opłaty za dodatkowy czas najmu.

Goście i obsługa: od zaproszenia do pierwszego toastu

RSVP

RSVP pochodzi od francuskiego „répondez s’il vous plaît” i oznacza prośbę o odpowiedź na zaproszenie. W organizacji wydarzeń chodzi o potwierdzenie udziału lub poinformowanie o nieobecności.

W zaproszeniu podaj termin i sposób odpowiedzi: formularz, e-mail albo telefon. Sama adnotacja „RSVP” nie wyjaśnia gościowi, do kiedy ma podjąć decyzję.

Co doprecyzować: kto zbiera odpowiedzi i kiedy lista uczestników trafia do cateringu oraz obsługi wejścia.

Check-in

Check-in to rejestracja uczestnika na miejscu. Obsługa może sprawdzić nazwisko na liście, zeskanować kod, wydać identyfikator lub przekazać materiały.

Przy planowaniu stanowisk znaczenie ma tempo przyjazdu gości. Sto osób przychodzących przez godzinę wymaga innej organizacji niż sto osób wysiadających jednocześnie z autokarów.

Co doprecyzować: liczbę stanowisk, obsługę osób spoza listy i sposób postępowania przy problemie z systemem rejestracji.

Hostessy i hości, czyli obsługa gości

To osoby wykonujące uzgodnione zadania związane z przyjęciem i obsługą uczestników. Mogą prowadzić rejestrację, kierować do sal, rozdawać materiały lub wspierać wręczanie nagród.

Sama nazwa stanowiska nie określa zakresu pracy. Obsługa wejścia nie musi odpowiadać za koordynowanie dostawców czy prowadzenie części scenicznej.

Co doprecyzować: zadania, godziny pracy, potrzebne języki, strój i osobę, która przeprowadzi odprawę przed wydarzeniem.

Catering per capita

Per capita oznacza „na osobę”. W ofercie cateringowej zobaczysz w ten sposób cenę pakietu przypadającego na jednego uczestnika.

Sprawdź, co obejmuje ta kwota. Jedna oferta uwzględnia jedzenie, napoje, zastawę i obsługę, druga wymienia część tych usług osobno. Ważna jest również minimalna liczba gości, za którą zapłacisz.

Co doprecyzować: zawartość pakietu, termin potwierdzenia liczby uczestników i sposób rozliczania dodatkowych osób.

Welcome drink

Welcome drink to napój podawany gościom na powitanie. Może być alkoholowy lub bezalkoholowy. Obsługa może serwować go przy wejściu, ze stanowiska albo na tacach.

Zamówienie welcome drinka nie oznacza automatycznie otwartego baru przez cały wieczór. Trzeba ustalić liczbę porcji i godziny serwisu.

Co doprecyzować: wariant bezalkoholowy, sposób podania oraz to, czy cena obejmuje szkło i obsługę.

Niejasne pojęcie w ofercie? Poproś o zakres

Nie musisz posługiwać się branżowym słownictwem, żeby zlecić wydarzenie. Masz prawo wiedzieć, co zamawiasz, kto za to odpowiada i ile to kosztuje.

Jeśli w propozycji widzisz „kompleksową technikę”, „koordynację” lub „pakiet obsługi”, poproś o wyszczególnienie zadań. Przy rezerwacjach potwierdzaj terminy, a przy zmianach zakresu także ich wpływ na cenę. Takie ustalenia warto mieć zapisane.

W NERA WORK omawiamy podział pracy przed rozpoczęciem projektu. Możesz sprawdzić zakres organizacji wydarzeń, a jeśli samodzielnie przygotowujesz eventy po stronie firmy, także szkolenia NERA ORBIT.

Masz przed sobą pierwsze wydarzenie z agencją? Napisz, co planujesz. Omówimy potrzeby, możliwy zakres wsparcia i informacje potrzebne do przygotowania oferty.